ส ตรคานวณและฟ งก ช น ตอนท 1

Transcription

1 ส ตรคานวณและฟ งก ช น ตอนท 1 1. ประเภทของส ตรคานวณ ส ตรคานวณแบบ Formula เป นส ตรคานวณอย างง ายไม ซ บซ อน โดยใช เคร องหมายทางคณ ตศาสตร เช น +(บวก) (ลบ) *(ค ณ) /(หาร) และ ^ (ยกก าล ง) ส ตรค านวณข นต นด วยเคร องหมาย = เสมอ ตามด วยค าต วแปร 2 หร อมากกว าสองต ว ต วแปร แต ละต วถ กค นด วยต วด าเน นการ ซ งอาจจะเป นค าคงท ข อความ ต าแหน งเซล ช อเซล หร อฟ งก ช นก ได โดยใช ต ว ดาเน นการมาประมวลผลให ได ผลล พธ บนเซลท เล อกไว ต วอย าง =5*10 หมายถ ง น า 5 ไปค ณก บ 10 =A2*B2 หมายถ ง น าค าต วเลขท เก บในเซล A2 ไป ค ณก บค าต วเลขในเซล B2 ส ตรคานวณแบบ Function ค อการสร างส ตรค านวณด วย Function (ฟ งก ช น) คานวณต าง ๆ ท ได ออกแบบและต ดต งมาในโปรแกรม Excel เร ยบร อยแล ว ต วอย าง =SUM(B2:B5) หมายถ ง ให หาผลรวมจากค าในเซล B1 จนถ ง B5 =AVERAGE(B2:B5) หมายถ ง ให หาค าเฉล ยต วเลข จากค าในเซล B2 ถ ง B5 2. องค ประกอบภายในส ตรคานวณ 1 o ต วควบค ม-> เคร องหมาย ( ) ใช จ ดล าด บ ก อนหล งของการดาเน นการให ก บส ตร o ต วดาเน นการ -> เคร องหมายทาง คณ ตศาสตร เพ อใช ในการคานวณ เช น +(บวก) (ลบ) *(ค ณ) /(หาร) และ ^ (ยกก าล ง) o ฟ งก ช น -> ฟ งก ช นหร อส ตรส าเร จในการคานวณ ซ งม ท งฟ งก ช นพ นฐาน เช น SUM, AVERAGE, MIN, MAX หร อฟ งก ช นข นส ง เช น DB, FV, PMT, NPER

2 3. ต วดาเน นการในการคานวณ ต วดาเน นการทางคณ ตศาสตร เคร องหมาย ความหมาย ต วอย าง % เปอร เซ นต 10% ^ เลขช ก าล ง 5^2 (หร อ 5*5) * การค ณ 2*3 / การหาร 6/3 + การบวก การลบ 5-2 หร อ -1 ต วดาเน นการเปร ยบเท ยบ เคร องหมาย ความหมาย ต วอย าง = เท าก บ A1=B1 > มากกว า A1>B1 < น อยกว า A1<B1< font> >= มากกว าหร อเท าก บ A1>=B1 <= น อยกว าหร อเท าก บ A1<=B1 <> ไม เท าก บ A1<>B1 ต วดาเน นการข อความ 2 เคร องหมาย ความหมาย ต วอย าง & เช อมหร อน าคา 2 คามาต อก นท าให เก ดค า "Tele" & "phone" ข อความต อเน องท เป นค าเด ยว ผลล พธ เป น Telephone ต วดาเน นการอ างอ ง เคร องหมาย ความหมาย ต วอย าง : (จ ดค ) ต วด าเน นการช วง โดยจะอ างอ งเป นช วง A1:A5 ระหว างจ ดอ างอ งท หน งก บจ ดอ างอ งท สอง, (จ ลภาค) ต วด าเน นการส วนรวม ซ งเป นต วรวมการอ างอ ง SUM(B1:B5,C1:C5) หลาย ๆ ช ดเข าด วยก นเป นการอ างอ งหน งช ด (ช องว างเด ยว) ต วด าเน นการส วนร วม ซ งเป นต วสร างการ อ างอ งไปย งเซลล ท ม อย ในช วงการอ างอ งท ง สองช ด SUM(B1:B5 A5:D7) ในต วอย างน B5, B6 และ B7 อย ในช วงของท งสอง

3 4. การสร างส ตรคานวณ ส ตรค านวณใน Excel จะเร มต นด วยเคร องหมาย = เสมอ ม ว ธ ด งน 1. คล กท เซลท จะใส ส ตร 2. พ มพ เคร องหมาย = ตามด วยส ตรคานวณ โดยพ มพ ลงในเซลหร อแถบส ตรก ได เช น = B3*C3 3. คล กท ป ม หร อกดป ม Enter ท ค ย บอร ด หากต องการพ มพ ส ตรใหม ให คล กป ม Cancel หร อกดค ย Esc บนค ย บอร ด เพ อยกเล กส ตร 5. การเล อกเซลมาคานวณด วยเมาส นอกจากการพ มพ ต าแหน งเซลอ างอ งแล วเราสามารถใช เมาส คล กเล อกเซลเพ อน ามาอ างอ งในส ตรได ซ ง แม นย าและรวดเร วและป องก นความผ ดพลาดได มากกว า ด งต วอย าง 3

4 6. การค ดลอกส ตรคานวณ การค ดลอกส ตรด วยเมาส เหมาะก บการค ดลอกส ตรไปย งเซลท อย ต ดก น การพ มพ ส ตรและค ดลอกพร อมก น เราสามารถสร างส ตรคานวณและส งค ดลอกได ภายในการท างานแค คร งเด ยวได ด งน การค ดลอกส ตรข ามเว ร กช ต 1. คล กท ขวาเซลส ตรต นฉบ บแล วคล กเล อก Copy 2. คล กเล อกท เว ร กช ตปลายทางอ กช ตหน ง 3. เล อกท พ นท เซลท จะวางส ตร 4. คล กขวาท เซลน นแล วเล อก Paste 4

5 7. การอ างอ งเซลท ใช ในส ตร การอ างอ งเซลแบบส มพ ทธ (Relative Reference) การอ างอ งแบบส มพ ทธ ค อ การอ างอ งไปท เซลล ใดหร อช วงเซลล ใดก ตามเม อม การเปล ยนแปลง เช น การ ย ายหร อค ดลอกส ตร จะท าให ตาแหน งการอ างอ งเปล ยนแปลงไปตามความส มพ ทธ ของการย ายหร อค ดลอก ต วอย างเช น การอ างอ งเซลแบบส มบ รณ (Absolute Reference) การอ างอ งแบบส มบ รณ ค อ การล อคต าแหน งของการอ างอ งโดยใช เคร องหมายดอลลาร ($) หร อท เร ยกก น โดยท วไปว า สตร ง โดยใส เข าไปในต าแหน งของเซลล ท ถ กอ างอ ง ซ งเม อม การย ายหร อค ดลอกส ตร ตาแหน งท ถ ก อ างอ งจะไม เปล ยนแปลง จากตารางเด มจะแสดงให เห นผลล พธ จากการใช การอ างอ งแบบส มบ รณ ด งน การอ างช อเซล ความหมาย $C$3 เซล C3 อย างเฉพาะเจาะจง $A3 เซลในคอล มน A อย างเฉพาะเจาะจง (แถวเปล ยนแปลงได ) A$3 เซลในแถวท 3 อย างเฉพาะเจาะจง (คอล มน เปล ยนแปลงได ) $D$5:$D$12 กล มเซล D5 ถ ง D12 อย างเฉพาะเจาะจง Sheet1!$D$1:$D$5 กล มเซล D1 ถ ง D5 ในเว ร กช ตช อ sheet1 อย างเฉพาะเจาะจง 5

6 8. ว ธ การอ างอ งเซล อ างอ งเซลท อย ในเว ร คช ต(Sheet) เด ยวก น เป นการใช ข อม ลของเซลท อย ในเว ร คช ตเด ยวก นในการค านวณ โดยส ตรท สร างข นจะประกอบด วยตาแหน งอ างอ งของเซล อ างอ งเซลท อย ต างเว ร คช ตก น เราสามารถสร างส ตรโดยใช ข อม ลจากเว ร คช ตอ นในการ คานวณ โดยส ตรท สร างข นจะประกอบด วย ช อเว ร คช ต แล วตาม ด วยเคร องหมาย! และ ตาแหน งอ างอ งของเซล การอ างอ งเซลท อย ต างเว ร คช ตก น ให คล กเซลท ต องการอ างอ งได เลย โปรแกรมจะล งค ให อ ตโนม ต ต วอย าง ต องการหาผลรวมของเง นเด อนพน กงานท กเด อนไว ท เว ร คช ตช อ รวมเง นเด อน54 โดยท จะม การสร ปเง นเด อนใน แต ละเด อนไว คนละเว ร คช ต ต งช อเว ร คช ตตามช อเด อน เช น เง นเด อนมกราคม เง นเด อนก มภาพ นธ 1. คล กท เซลในเว ร คช ตท ต องการค านวณเง นเด อน แ ล ว พ ม พ ส ต ร ใ น ท น ค อ =SUM( 2. คล กท เว ร คช ต เง นเด อน มกราคมแล วลากเมาส คล ม เซลท ต องการน ามาคานวณ 3. กด Enter จะได ผลรวม เง นเด อนของเด อนมกราคม 6

7 อ างอ งเซลท อย ต างไฟล ก น เม อใช ข อม ลในไฟล อ นในการสร างส ตร สามารถท า ได โดย จะม ช อไฟล ท ถ กล งค อย ในเคร องหมาย [ ] ตาม ด วยช อเว ร คช ต และต าแหน งอ างอ งของเซลจะต องใส เคร องหมาย $ ซ งเป นการล อคเซลตาแหน งเซล ต องการหาผลรวมของเง นเด อนพน กงานท กเด อนไว ท เว ร คช ตช อไฟล ช อ excel2.xls โดยม เว ร คช ตช อ รวม เง นเด อน54 โดยท จะม เว ร คช ตการสร ปเง นเด อนไว ในไฟล ช อ ด งข อม ลข ามไฟล.xls ท เว ร คช ตช อ sheet1 จะม ว ธ การอ างอ งเซลข ามไฟล ด งน 1. คล กท เซลในเว ร คช ตท ต องการคานวณเง นเด อน แล วพ มพ ส ตร ในท น ค อ =SUM( 2. คล กไฟล ท ช อ ด งข อม ลข ามไฟล ท เป ดไว แล ว ท เว ร คช ตช อ sheet1 แล วลากเมาส คล มเซลท ต องการน ามาคานวณ 3. กด Enter จะได ผลรวมเง นเด อนของเด อนมกราคม ออกมาปรากฏอย เซลท พ มพ ส ตรในไฟล excel2.xls ในเว ร คช ต ช อ อ างอ งเซลข ามไฟล อ างอ งโดยใช ช อกล มเซล เราสามารถต งช อให ก บกล มของเซล เพ อน าไปใช อ างอ งในส ตรได ซ งจะท า ให สะดวกต อการใช งานย งข น โดยส ตรท สร างข นจะประกอบด วยช อกล มเซล โดยลากเมาส คล มท กล มเซลท ต องการแล วคล กท เมน Insert > Name>Define ป อนช อท ต องการ กด OK และเร ยกใช โดย 7

8 ต วอย าง ต องการสร างส ตรคานวณผลรวมเง นเด อนของพน กงานท กคน สามารถก าหนดกล มเซลท แสดงเง นเด อน ของพน กงาน เพ อน าช อมาอ างอ งตอนสร างส ตรโดยใช ฟ งก ช น SUM ได ด งน 1. ลากเมาส คล มกล มเซลท แสดงเง นเด อนของพน กงานแต ละคนในท น ค อ B2 ถ ง B9 แล วคล กท เมน Insert > Name > Define 2. จะได กล อง Define Name เพ อให พ มพ ช อเซลท ต องการในท น พ มพ ช อเชลล ค อ salary แล วกด OK 3. พ มพ ส ตรลงช องเซลท ต องการในท น ค อ เซล B10 พ มพ ส ตร =SUM( แล วคล กท Insert>Name>Paste เพ อ เล อกท เซลท ก าหนดไว ก อนหน า 4. คล กท ช อเซล salary แล วกดป ม OK ช อเซลจะปรากฏในส ตร =SUM(salary) แล วกดป ม Enter จะได ผลล พธ ออกมา 9. การสร างส ตรคานวณ การพ มพ ส ตรด วยต วเอง 1. คล กเมาส ลงในเซลท จะให แสดงผลล พธ 2. จากน นคล กท แถบส ตร พ มพ ส ตรตามต วอย างค อ =B2-(C2+D2+E2) 3. เสร จแล วกดป ม Enter จะได ผลล พธ ออกมา 8

9 10. ส ตรแบบอาร เรย หล กการ ค อ สร างส ตรเพ ยงส ตรเด ยวในเซลท ต องการหาผลล พธ จากน นโปรแกรมจะคานวณออกมาแสดง เฉพาะเซลท เล อกไว เท าน น กฎการใช ส ตรอาร เรย - ต องกดค ย Ctrl+Shift+Enter เพ อน าส ตรลงไปในเซลท เล อกเสมอ - ต องเล อกช วงของเซลเพ อท จะใช แสดงผลล พธ ไว ก อนท จะสร างส ตร - เราไม สามารถเปล ยนแปลงหร อแก ไขเน อหาหร อในเซลผลล พธ ของส ตรอาร เรย ได ยกเว นน าส ตรข นมา แก ไขแล วกดค ย Ctrl+Shift+Enter น าส ตรกล บลงไปใหม อ กคร ง - การย ายหร อลบส ตรอาร เรย ต องย ายและลงท เด ยวท งหมด ไม สามารถย ายหร อลบส ตรบางส วนได 9

10 การสร างส ตรอาร เรย แบบเซลเด ยว 1. คล กท เซลท จะให แสดงผลล พธ 2. พ มพ ส ตรท บร เวณแถบส ตร ค อ =SUM(C2:C7*D2:D9) 3. กดป ม Ctrl+Shift+Enter พร อมก นท กคร งเม อพ มพ ส ตรจบโปรแกรมจะสร าง {} ครอบส ตรให อ ตโนม ต 4. ผลล พธ จะได แสดงข นมาตามต องการ การสร างส ตรอาร เรย แบบหลายเซล 1. แดรกเมาส คล มเซลท จะให แสดงผลล พธ ในท น ค อ E2:E8 2. พ มพ ส ตรท บร เวณแถบส ตร ค อ =C2:C7*D2:D7 3. กดป ม Ctrl+Shift+Enter พร อมก นเม อพ มพ ส ตรจบโปรแกรมจะสร าง {} ครอบส ตรให อ ตโนม ต 4. ผลล พธ จะได แสดงข นมาตามต องการ 10

11 การแก ไขส ตรอาร เรย ผลล พธ เซลเด ยว 1. ด บเบ ลคล กเซลท เก บส ตรหร อกดค ย F2 เพ อน าส ตรมาแก ไข ซ งจะแก ไขบนเซลหร อบนแถบส ตร 2. เม อแก ไขเสร จแล วกดป ม Ctrl+Shift+Enter อ กคร ง การแก ไขส ตรอาร เรย ผลล พธ หลายเซล 1. เล อกเซลท เป นผลล พธ เซลใดเซลหน งแล วกด F2 เพ อน าส ตรมาแก 2. แก ไขส ตรตามต องการ 3. กดป ม <Ctrl>,<Shift>,<Enter> พร อมก นท ค ย บอร ด การลบส ตรอาร เรย 1. แดรกเมาส คล มเซลท เป นผลล พธ ท งหมด 2. เล อกท แถบเมน Edit > Clear > all การค นหาเซลอ างอ งในส ตรด วย Trace Precedents 1. คล กท เซลท ต องการค นหาเซลท ถ กอ างอ งมา 2. คล กท Tools > Formula Auditing > Trace Precedent 3. จะเห นล กศรส น าเง นช ไปย งเซลท ถ กอ างอ งมา 4. ถ าต องการลบล กศรออกเล อกท Tools > Formula Auditing > Remove All Arrows 11

12 การกาหนดให ท กเซลแสดงส ตรข นมา 1. คล กบนช ทงานบร เวณใดก ได 2. คล กท Tools > Formula Auditing > Formula Auditing Mode 3. ท กเซลท ม ส ตรซ อนอย ภายในก จะแสดงออกมาพร อมก น 4. ถ าต องกาให ซ อนเหม อนเด มก ท าตามข อ 2 อ กคร ง 12

13 ฟ งก ช นใน Excel 1. ฟ งก ช น BAHTTEXT : แปลงต วเลขให เป นคาอ านภาษาไทย ร ปแบบ =BAHTTEXT(Number) Number ค อ ต วเลขหร อเซลท เก บค าต วเลขท จะน ามาแปลงเป นคาอ าน ต วอย าง 2. ฟ งก ช น ROUND : ป ดเศษทศน ยมตามจานวนหล กท ต องการ ร ปแบบ =ROUND(Number,Num_digits) Number ต วเลขหร อเซลท เก บค าต วเลขท ต องการให ป ดเศษ, Num_digits จ านวนหล กของทศน ยมท ต องการป ดเศษ ถ า Num_digits เท าก บ 0 ต วเลขจะเป นจ านวนเต มท ใกล เค ยงท ส ด ถ า Num_digits มากกว า 0 ต วเลขจะเท าก บท ระบ ถ า Num_digits น อยกว า 0 ต วเลขจะป ดไปทางซ ายตามจ านวนหล กท ระบ ต วอย าง 13

14 3. ฟ งก ช น VLOOKUP : ค นหาข อม ลตามแนวคอล มน VLOOKUP (lookup_value,table_array,row_index_num,range_lookup) ค าตรรกะ ม 2 ค า - ถ าระบ เป น True หร อ 1 หร อไม ใส จะส งค าท ตรงก นหร อใกล เค ยงก นกล บมา - ถ าระบ เป น FALSE หร อ 0 จะส งค าท ตรงก นกล บมาเท าน น ถ าไม พบจะส งค า #N/A มา ต วอย าง : ต องการค นหารห สพน กงานโดยพ มพ รห สพน กงานในเซล C12 แล วให แสดงเง นเด อนของพน กงานค น น น ๆ ออกมาท เซล D12 ม ว ธ ท าด งน 1 คล กเมาส ท เซล D12 2 พ มพ ส ตรท ช องส ตร ค อ =VLOOKUP(C12,A2:D9,4,FALSE) 3 พ มพ รห สพน กงานท ต องการแล วโปรแกรมจะแสดงเง นเด อนในช องเง นเด อนท ได ร บ 14

15 Workshop Workshop 1 : คานวณโบน สให ก บพน กงาน ฟ งก ช นท เก ยวข อง VLOOKUP ค นหาข อม ลในแนวคอล มน IF ตรวจสอบเง อนไขว าเป นจร งหร อเท จ 1. สร างเกณฑ พ จารณาของการต ดเกรดตามต วอย าง 2. สร างตารางและกรอกข อม ลด งร ป ซ งในท น จะกรอกคะแนนประเม นและเง นเด อนป จจ บ น 3. คล กเม าส ท เซล E9 เพ อเร มใส ส ตรต ดเกรด 4. พ มพ ส ตร =IF(C9>=80,"A",IF(C9>=70,"B",IF(C9>=60,"C",IF(C9>=50,"D")))) 5. กดป ม Enter ท ค ย บอร ดจะได เกรดพน กงานออกมา 6. ค ดลอดส ตรมาด านล างจะได เกรดพน กงานคนอ น ๆ 7. คล กท เซล F9 15

16 8. พ มพ ส ตร =VLOOKUP(E9,$D$3:$E$6,2,0)*G9 แล วกด Enter 9. ค ดลอกส ตรลงมาด านล าง จะได โบน สของพน กงานท กคน 10. คานวณยอดส ทธ โดยคล กท เซล H9 11. พ มพ ส ตร =F9+G9 12. กดป ม Enter แล วค ดลอกส ตรลงมาจะได ยอดเง นเด อนรวมก บเง นโบน ส Workshop 2 : ทาใบส งส นค า/ใบกาก บภาษ ฟ งก ช นท เก ยวข อง VLOOKUPค นหาข อม ลในแนวคอล มน ROUND ป ดเศษทศน ยมตามจ านวนหล กท ต องการ BAHTTEXT แปลงต วเลขให เป นต วอ กษร 1 สร างฐานข อม ลส นค าและออกแบบแบบฟอร มเอกสารให เร ยบร อย 16

17 2 คล กท เซล G9 แล วพ มพ ส ตร =VLOOKUP(VLOOKUP(F9,$A$2:$C$11,2,FALSE)) ลงไปเพ อก าหนดให แสดงรายการส นค าข นมาเพ อพ มพ รห ส 3 จากน นคล กท เซล I9 แล วพ มพ ส ตร =VLOOKUP(F9,A2:C11,3,FALSE) ลงไปเพ อให แสดงราคาต อหน วย ข นมาเม อพ มพ รห ส 17

18 4 ให พ มพ ส ตรด งน 5 เสร จแล วทดลองกรอกรห สส นค าและจ านวนส นค าลงไป 6 รายละเอ ยดอ น ๆ จะแสดงข นมาจากส ตรท เราก าหนดไว 18